Imagina una empresa que apunta a seis mandos intermedios a un curso de gestión del tiempo. Todos salen con ganas: han aprendido a priorizar, a bloquear horas para el trabajo de fondo y a revisar el correo a horas fijas. Dos semanas después, cinco de los seis trabajan igual que antes. Siguen creyendo en lo aprendido, pero su agenda no depende solo de ellos.
Es un patrón habitual cuando la formación en gestión del tiempo se plantea como un asunto individual, y RRHH puede hacer bastante por evitarlo antes y después del curso.
Qué se sabe de la formación en gestión del tiempo
La revisión de Claessens y sus colegas (2007) reunió 32 estudios empíricos. Las conductas de gestión del tiempo se asociaban a una mayor sensación de control sobre el propio tiempo, a más satisfacción en el trabajo y a menos estrés. Con el rendimiento, en cambio, la relación no estaba clara. La formación parecía mejorar las habilidades, pero esa mejora no se convertía de forma automática en un mejor desempeño.
Un metaanálisis posterior de Aeon, Faber y Panaccio (2021, publicado en PLOS ONE) agrupó 158 estudios y encontró una relación moderada entre gestión del tiempo, rendimiento laboral y bienestar. El vínculo con el bienestar era algo más marcado que el vínculo con el rendimiento.
A RRHH le interesa, por tanto, qué pasa después del curso: si las técnicas se aplican o no.
Por qué las técnicas chocan con el equipo
La investigación sobre transferencia de la formación se ocupa de este problema desde hace décadas. Baldwin y Ford (1988) organizaron el campo en torno a tres factores: el diseño de la formación, las características de la persona y el entorno de trabajo al que vuelve. El metaanálisis de Blume y sus colegas (2010, Journal of Management) reunió 89 estudios y asoció un entorno de trabajo que respalda lo aprendido con una mayor transferencia.
En gestión del tiempo, ese entorno son las costumbres del equipo, y los choques son fáciles de reconocer:
- Un mando reserva dos horas sin interrupciones, pero su equipo está acostumbrado a recibir respuesta inmediata. El bloque dura diez minutos. Sobre cómo proteger esos bloques hablamos en Ladrones de tiempo.
- Una persona decide contestar el correo dos veces al día, mientras su responsable escribe a las diez de la noche y espera respuesta antes de las ocho de la mañana.
- Otra aprende a separar lo urgente de lo importante, según la matriz de Eisenhower, pero cada semana dirección cambia las prioridades con peticiones que llegan como urgentes.
- Quien pide agendas y un cierre claro en las reuniones se encuentra con colegas que convocan sin orden del día.
La persona formada hace lo correcto, el entorno la penaliza y, con el tiempo, lo más cómodo es volver al hábito anterior.
Qué cambia cuando se forma al equipo
Estas cinco medidas ayudan a que el curso tenga efecto. Son recomendaciones de trabajo y no proceden de un estudio concreto.
- Acordar reglas antes de empezar. Conviene decidir qué tiempo de respuesta se espera en cada canal, qué se considera urgente y cuántas horas a la semana se protegen sin reuniones. Basta una página que todo el equipo conozca.
- Formar juntos a quienes trabajan juntos. Si un mando y sus colaboradores asisten al mismo programa, comparten el vocabulario y se entienden cuando alguien pide no ser interrumpido. Si el curso es abierto y solo va una persona, conviene que lo prepare con su equipo y lo cuente al volver.
- Implicar al superior. Las reglas de tiempo de un equipo las marca en buena parte quien dirige. Si el responsable no las cumple, es difícil que las siga el resto.
- Programar un seguimiento. Una sesión breve al mes o a los dos meses sirve para revisar qué se está aplicando y qué se ha quedado por el camino.
- Medir algo observable. La encuesta de satisfacción del último día dice poco sobre el cambio real. Funcionan mejor indicadores sencillos tomados antes y después: reuniones por semana, horas de trabajo concentrado que declara cada persona, tiempo medio de respuesta acordado frente al real.
Curso abierto o in company
Un curso abierto encaja cuando hay una o dos personas que formar y conviene que contrasten con profesionales de otras empresas. Para que rinda, debe acompañarse de las medidas anteriores.
El programa in company compensa cuando hay un grupo con necesidades parecidas. Permite trabajar con la agenda real de la empresa, fijar las reglas del equipo durante las sesiones y que el seguimiento forme parte del programa. Si la empresa cotiza por formación profesional, puede bonificar el coste con cargo a su crédito de formación en FUNDAE.
Por dónde empezar
El curso de gestión del tiempo de EFICAX trabaja la planificación, las prioridades y los ladrones de tiempo, y se imparte online. Si quieres ver la opción in company u otras competencias que suelen entrar en el mismo plan, como liderazgo o negociación, las tienes reunidas en Cursos Destacados.