Reservas dos horas el martes por la mañana para preparar el presupuesto. A los cinco minutos vibra el móvil. Lo miras, ya que estás abres el correo, contestas dos mensajes «rápidos» y cuando vuelves al documento no recuerdas por dónde ibas. A mediodía tienes media página escrita.
Llamamos ladrones de tiempo a todo lo que se lleva horas de la jornada sin acercarte a tus objetivos. Unos vienen de fuera, como las interrupciones de otras personas. Otros los llevas encima: el teléfono y la bandeja de entrada, que casi siempre son los dos primeros de la lista. Si has planificado la semana con la matriz de Eisenhower, ya tienes reservado tiempo para lo importante. Lo difícil es que esos bloques sobrevivan.
Por qué una distracción cuesta más de lo que dura
Mirar una notificación lleva unos segundos, pero el coste no acaba ahí. Gloria Mark, investigadora de la Universidad de California en Irvine, observó en un estudio de 2005 con trabajadores de oficina que muchas tareas interrumpidas no se retomaban hasta pasados más de veinte minutos, y a menudo después de pasar por otras dos actividades. En otro trabajo de 2008, con Daniela Gudith y Ulrich Klocke, comprobó que la gente interrumpida compensa trabajando más deprisa, a cambio de más estrés y frustración.
Hay un segundo coste, menos visible. Sophie Leroy lo llamó residuo de atención en un artículo de 2009: cuando pasas de una tarea a otra sin haber cerrado la primera, parte de tu cabeza se queda en ella y rindes peor en la siguiente. Por eso, después de leer ese correo, vuelves al presupuesto y tardas un rato en arrancar.
El teléfono móvil
El móvil reúne en un solo aparato el correo, el chat del equipo, las llamadas, las redes y las noticias. Cada aplicación tiene sus propios avisos, y la mayoría están diseñadas para que vuelvas a abrirlas.
Además, distrae aunque no suene. En un experimento de 2017, Adrian Ward, Kristen Duke, Ayelet Gneezy y Maarten Bos pidieron a varios cientos de personas que hicieran pruebas de memoria y razonamiento con el teléfono en silencio sobre la mesa, en el bolsillo o en otra habitación. Quienes lo tenían en otra habitación obtuvieron mejores resultados que quienes lo tenían a la vista. Los autores lo explican porque una parte de la atención se gasta en no hacerle caso.
Qué puedes hacer con el móvil:
- Fuera de la vista durante el bloque. En un cajón, en la mochila o en otra sala. Ponerlo boca abajo ayuda poco si sigue al alcance de la mano.
- Notificaciones solo de personas. Quita los avisos de redes, noticias, compras y de cualquier aplicación que no sea una persona escribiéndote. Muchas veces bastan las llamadas y los mensajes de unos pocos contactos.
- Modo concentración. Android e iOS permiten programarlo por horas y dejar pasar solo a quien elijas. Configúralo una vez para que coincida con tus bloques.
- Mira los datos. El propio teléfono te dice cuántas veces lo desbloqueas al día. Revisa la cifra una semana; suele sorprender.
- Cambia el gesto automático. Si lo coges cada vez que una tarea se atasca, deja un cuaderno a mano y apunta la duda o la idea antes de hacer nada más.
El correo electrónico
El correo tiene una trampa propia: parece trabajo. Contestar mensajes deja la sensación de haber avanzado, aunque muchas veces sea trabajo de otros que llega a tu bandeja. Y como siempre hay algo nuevo, revisarlo nunca se termina.
Kostadin Kushlev y Elizabeth Dunn hicieron una prueba sencilla en 2015: un grupo de personas pasó una semana mirando el correo solo tres veces al día y otra semana mirándolo sin límite. En la semana de tres consultas declararon menos estrés.
Qué puedes hacer con el correo:
- Horas fijas para el correo. Dos o tres revisiones al día, por ejemplo a media mañana, después de comer y a última hora. Entre una y otra, el programa cerrado. Silenciarlo no basta si lo tienes abierto en una pestaña.
- No empieces la jornada por la bandeja de entrada. Si las primeras horas son las que mejor rindes, dedícalas a tu bloque y abre el correo después.
- Decide una vez cada mensaje. Cuando lo abras, contéstalo, delégalo, ponle fecha o archívalo. David Allen propone en Organízate con eficacia (2001) hacer en el momento lo que lleve menos de dos minutos. Lo que vuelves a leer tres veces sin decidir te roba tiempo tres veces.
- Filtros y bajas. Las newsletters y las copias informativas pueden ir a una carpeta que revises una vez por semana. Date de baja de lo que no lees.
- Escribe menos para recibir menos. Cada correo que envías genera respuestas. Si un asunto necesita varios intercambios, una llamada de cinco minutos suele resolverlo antes.
Como directivo, tus hábitos marcan los del equipo. Si contestas a las once de la noche o esperas respuesta inmediata, todos acabarán mirando el correo cada diez minutos. Deja claro que lo urgente se pide por teléfono y que el correo puede esperar unas horas.
Las interrupciones del equipo
Atender a tu equipo forma parte de dirigir, así que estas interrupciones no se pueden eliminar del todo. Si alguien está bloqueado y no puede preguntarte, el problema se traslada a su mesa y suele volver más grande.
Paul Graham describió el choque en un ensayo de 2009, Maker’s Schedule, Manager’s Schedule. Quien produce (escribe, programa, analiza) necesita bloques largos; quien dirige vive en huecos de una hora y cambia de asunto constantemente. Un directivo tiene los dos horarios a la vez: casi toda la semana trabaja como gestor, pero el presupuesto o la evaluación de una persona exigen concentrarse.
Muchas interrupciones desaparecen cuando la gente tiene otro momento para preguntarte. Si el equipo sabe que de 12:00 a 13:00 y a última hora estás disponible, muchas consultas esperarán a esa franja. Y cuando llegue una interrupción durante el bloque, pregúntate si pasa algo por esperar hasta el final. Si no pasa nada, apúntalo, di cuándo lo verás («a las doce te llamo») y vuelve a lo tuyo.
Cómo montar un bloque que aguante
- Mide una semana. Apunta cada vez que pierdes el hilo: hora, causa (móvil, correo, una persona, tú mismo) y si podía esperar. Al cabo de cinco días sabrás cuáles son tus ladrones principales.
- Ponlo en el calendario. Con un nombre que se entienda, como «Presupuesto 2027, no disponible». Noventa minutos suelen dar para avanzar de verdad en una tarea compleja, y dos bloques así por semana ya cambian lo que consigues terminar.
- Prepara el entorno antes de empezar. Móvil fuera de la vista, correo y chat cerrados, solo abierto lo que necesitas para esa tarea.
- Deja una nota si tienes que salir. Treinta segundos para escribir dónde estabas y cuál era el siguiente paso. Leroy y Theresa Glomb publicaron en 2018 un estudio en el que preparar un breve plan para retomar la tarea reducía el residuo de atención y mejoraba el rendimiento en lo siguiente.
Errores habituales
Silenciar en vez de quitar de en medio
Un móvil en silencio sobre la mesa o un correo silenciado pero abierto siguen llamando tu atención. Durante el bloque, que no estén a la vista.
Bloquear toda la agenda
Si todo el calendario está reservado, nadie respetará ningún bloque, y tu equipo se quedará sin acceso a ti. Dos o tres bloques por semana bien elegidos valen más que una agenda cerrada.
Ceder el primer día
El bloque que se mueve a la primera petición deja de ser creíble. Los primeros días habrá quien lo pruebe; si lo mantienes, el equipo se acostumbra pronto.
Si quieres formarte en gestión del tiempo
Evitar distracciones es más fácil cuando sabes fijar prioridades, identificar tus ladrones de tiempo, decir que no y delegar. Todo eso se trabaja en el curso de gestión del tiempo y productividad personal de EFICAX, online y a tu ritmo, con casos prácticos y, en la versión Advanced, tutorías personalizadas.
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